组织大型会议的技巧
很多公司在年中和年末会举行大会,这种大型的会议,往往是把分布在全国各地的同事都拉到某一个城市,开个一到两天的会 ,同时也见见面、聚聚餐、聊聊天,或者再一起出去玩一玩。像这样的活动,要考虑到到方方面面的问题太多,而且最重要的事要考虑活动的目的是什么。
一般来说这样一个大的会议,往往要实现三个目的:策略性的目标统一(Strategic Alignment )、强化联接(Networking)和发展(Development)。对于不同的会议,出于不同的目的,三部分所占比例是不同的。可能存在着这个会议80%是做第一部分策略目标统一的,强化联接和发展只占其中的一小部分,另外的会议,这个比例就需要重调。
策略目标的统一
但凡大型会议,肯定不常开,大家聚在一起必定要讨论比较大的问题,对于以前讨论过的问题,需要大家形成共识,更新一下进度,明确接下来的工作思路与方向。这往往是比较重要的话题,会议的方式往往是老板或者一些关键的内部、外部人员主讲,讲完之后要求大家进行讨论,通过讨论形成共识和结论,以及后续的工作方案,这些内容是这个会议最核心的一部分。
强化联接
很多同事在平时的工作中很忙,没有什么机会一起坐下来谈工作或者工作以外的事,尤其是对于在不同地域工作的同事,平时的接触更加少,这个环节就显得尤为重要。另外团队大了之后在不同团队之间可能会产生一些摩擦,借助这个会议给大家提供沟通机会,去减少摩擦。具体采用的手段往往是一些团队活动,在聚餐的时候让大家喝喝酒,小酒下肚,人会比较放松,平时不太亲近的人也能勾肩搭背的聊起来,对那些之前有小矛盾、小摩擦的团队,更能有效的拉近他们之间的距离。
比如说两个团队的老板不和,导致下面的团队成员之间也摩擦不断,没法好好工作,解决这个问题的办法很多,除了那些高大上的,其实还可以充分利用开大会的机会,比如在设计晚宴座位的时候,把这两个大哥的名牌放一起,每个人面前放一大杯白酒,在一些环境气氛的渲染下,给这两一人灌一杯,灌完之后,这两大哥就可能会抱头痛哭,胡言乱语。他俩第二天见面,气氛会有微妙的变化,开始可以聊了,一些不愿意接触的话题,之后也可以开始接触了。
发展
在企业里面,尤其是讲究以人为本的企业,给员工创造很多发展平台、机会的公司,往往会借助这样的大会,给员工做一些能力上提高的分享。通常是请外部的人过来讲课,甚至是直接安排单独的培训,或者是请内部员工讲他们的实践,还有会借着机会表扬员工对。
往往一个大型会议,这三大目的都能照顾到。如果你去组织一场大型会议,能兼顾这三点,并且遵从会议等目的,平衡好这三点的比重,那这场活动不仅不会无聊,还会很精彩。